勉強会開催にあたって考えるべきこと(あと僕自身が発表をする時の話)

はじめに

勉強会を開催する時,考えることが結構あると思う.
主催をしたことはないため参加者側から思うことを書いていく.基本的には募集段階のみの話.

またこの記事ではYAPCやPyConと言った非常に大きなカンファレンスではなく,100人以下程度の規模の勉強会を想定する.

募集段階

IT系勉強会は多くの場合ATNDやdoorkeeperなどのサービス(以下告知ページ)を用いて募集が掛けられる.
どれを選ぶかは,まあ,大差はないと思うのでどれでも良いと思う.好みのもので.

勉強会の名前

これはまあなんでも良いと思う.過去の色々な勉強会を見て自分が良いと思うものをつければよいだろう.
ただ明らかに名称と内容がかけ離れるのは避けるべきだ.例えば初心者向けと書いておきながら初心者向けじゃない場合など.

開催場所

どうにもこうにも場所がなければ始まらない.当然告知ページにも場所は記載する.
この時建物が一棟(公民館とかコワーキングスペースなど)なら良いのだが,複数の棟から成る場合(大学など)その棟の名前を記載するべきである.
例えば「○○大学 ××教室」と書かれていても場所は分からない.大学のキャンパス全体の地図を見ても教室名まで全て書いてある地図などまず無い.Google Mapを併記するもピンの場所が間違っていた場合など最悪だ.
どの大学でも公式サイトに俯瞰図があるはずなので絶対に棟の名前を記載するべきだ.俯瞰図のURLも記載するとなお良い.
また大学の場合は5月中はエアコンが運転不可という場合もあるのでその辺りも考える必要がある.

勉強会自体の概要

こういう勉強会です,ということを書けば良い.

今回の勉強会の概要

もし勉強会にサブタイトルとしてテーマがあるのなら(○○勉強会 ――Webデザインを知ろう――だとか)それについて言及し,発表内容の限定をする.

タイムテーブル

Boost.勉強会 #17 東京 - connpassのように時間,タイトル,発表者.もしくは,Boost.勉強会 #16 大阪 - Boost.勉強会 大阪 | Doorkeeperのように発表内容も含めるなどが一般的か.

可能ならば開場時間も記すと良い.というより開場時間ぐらいは簡単に記せるはずなので記すべきだと思う.大抵は30分ぐらい前から開いてるが…….

食事について

昼を跨ぐ勉強会も結構ある.その際,コンビニが近くにある,ファミレスとかがある,大抵ある,ぐらいは記載しておくと良いと思う.
会場自体の飲食も記載するのが良い(まあ大抵飲食OKのところとるだろうけども).

その他注意事項

例えば入るのにゲートを開ける必要があるとか,そういう場合は適宜記す必要がある.

懇親会

とても小さな勉強会(~15人程度)なら近くのお店に行きます程度の告知でも良いと思う.
それなりに大きくなるならまた別に考える必要があるけど.

公開時期について

大きな勉強会(50人~)なら2ヶ月前程度,小さな勉強会(~30人)なら1ヶ月前程度ぐらいから告知をするべきかなと思う.まあこの辺は感覚.

勉強会当日

適切に地図を示せば当日の参加者は迷わないはずだ.まあ極稀に地図が読めない人間が出てくるかもしれない.

道案内

たまに会場近くに張り紙をして道案内をする場合があるが,そもそもきちんと告知ページで記していれば必要がないはずだ.
例えば大学構内でやる際,道案内(「○○勉強会はこちら→」みたいな)のやつを結構広い範囲に貼るとしても(会場前のみではないの意),大学全体を借りているわけではないし,また手間が無駄に増えるだけだし,剥がし忘れでもしたら最悪だ(通常はカウントするだろうが).勿論これについても普通は許可を取る必要がある.

おわりに

自分も主催する時いろいろ考えなきゃなあ.

この記事のMotivation

この記事はオープンセミナー2015@岡山に行ってちょっと色々思ったので書いた.ので,ついでと言っては何だけれど,若干の感想を記したい.

オープンセミナー2015@岡山の感想

とりあえずまあ,近場の勉強会行ったこと無いし行くか,みたいな感じで行った.
どうでもいいけど結構「身内ネタで発表を保たせる人」っているんだなあと思った.

僕は身内ネタを入れない発表をする.そもそも身内ネタを入れる発表が嫌いだ.
身内ネタは確かに知っている人たちの間で盛り上がるが,知らない人は完全に白けてしまう.たぶん知らない人から見ると「ああ,この人達ただわいわいしたいだけなのかな」とか色々思ってしまうと思う.
本人と周りの人は楽しいだけの身内ネタ,やるべきじゃないよなあ,という感じ.